Gewerbetreibende oder Freiberufler, die jährlich nur einen Gewinn bis zu 50.000 Euro erzielen, wählen in vielen Fällen die vereinfachte Buchführung, die sogenannte Einnahme-Überschuss-Rechnung (die unter dem Kürzel EÜR bekannt ist). Besonders für kleinere Gewerbe oder Freiberufler mit übersichtlichen Buchungsvorgängen erscheint diese Form der Buchhaltung am einfachsten. Erspart man sich doch letztlich die ansonsten sehr aufwendige doppelte Buchführung und Bilanzierung. Praktisch gesehen muss damit nur noch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Seit dem elektronischen Verfahren Elster ist dieses besonders einfach. Doch auch beim EÜR gibt es einige Punkte zu beachten, an die man sich halten sollte, möchte man auch weiterhin problemlos mit dem Finanzamt kommunizieren.
Trotz der nunmehr elektronischen Abwicklung muss der Unternehmer aber weiterhin alle dazugehörigen Dokumente (Rechnungen, Quittungen, etc.) sammeln und diese im Büro aufbewahren. Nach wie vor gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen.
Wer mit seinen Betriebseinnahmen die Summe von 17.500,00 Euro pro Jahr nicht übersteigt, muss sich bei den fortlaufenden Aufzeichnungen an keine Formvorschrift halten. Dennoch empfiehlt sich hier bereits der Einsatz einer guten Buchhaltungssoftware. Mit laufender Vergrößerung fällt grundsätzlich auch ein höheres Buchungsvolumen an. Wer dann noch seine Angaben ohne eine passende Buchhaltungssoftware durchführt (z.B. mit Excel-Tabellen oder gar mit handschriftlichen Vermerken) wird früher oder später bei zunehmendem Aufwand Probleme haben. Sind nun die Einnahmen jedoch höher, muss die Gewinn und Verlust Berechnung über das Elster-Formular „EÜR“ ermittelt werden. Hier gelten bestimmte Formvorschriften, die einzuhalten sind.
Grundsätzlich gilt bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine einfache Formel. Von den Betriebseinnahmen werden die Betriebsausnahmen in Abzug gebracht, hieraus ermittelt sich der Gewinn. Eine Buchung erfolgt dann, wenn die Zahlung erfolgt. Sobald jedoch die Umsatz- und Gewinngrenzen überschritten werden, muss meistens auf die Bilanzierung und somit die doppelte Buchführung umgestellt werden. Dazu erfolgt die schriftliche Aufforderung durch das Finanzamt, die direkt mit dem Einkommenssteuerbescheid übermittelt wird. Wer bis dato noch keine geeignete Buchhaltungssoftware eingesetzt hat, steht nun vor einem Problem.
Die Umstellung erweist sich oft als recht zeitaufwendig und für Laien oft wenig verständlich. Setzt man jedoch bereits seit Beginn eine gute Buchhaltungssoftware ein, fallen diese Probleme meist erst gar nicht an. Viele Kleinunternehmer konnten dabei bereits gute Erfahrungen mit den Produkten aus dem Hause Lexware machen. Dabei ist diese Software zum Beispiel auch auf Personen ausgerichtet, die mit der Buchhaltung nicht so sehr vertraut sind.